Lean Office - Metodologia para tornar seu escritório mais produtivo

Toda empresa de sucesso tem o foco de melhorar sua produtividade e reduzir o desperdício de tempo e dinheiro, certo?

É de extrema importância que as empresas estejam alinhadas e adotem os melhores métodos para alcançar resultados expressivos, tendo em vista que atuamos em um cenário altamente competitivo e erros podem ser fatais.

E nesse contexto, o Lean Office, vem ganhando espaço no mercado.

Você já ouviu falar sobre essa metodologia?

Resumindo, o conceito de Lean Office pode ser traduzido de maneira literal como “escritório enxuto”. Sua origem vem do início dos anos 90, quando a Toyota desenvolveu o conceito “lean” – enxuto. O objetivo era identificar e reduzir os desperdícios nos processos da fábrica.

Ele tem como objetivo eliminar desperdícios com técnicas voltadas para os processos administrativos organizacionais, envolvendo de forma sistemática a aplicação de ferramentas de produtividade como Kanban, Kaizen, 5S, TPM, SMED, entre outras.

O Lean Office é uma ramificação do Lean Manufacturing, que evita desperdícios em processos industriais. Isto é, a filosofia original à indústria, é adaptada ao ambiente de escritório e ou espaços administrativos. Através dele é possível otimizar os processos, diminuindo os desperdícios.

É importante ressaltar que para a execução do Lean Office não é necessário haver um grande investimento financeiro ou de softwares inovadores.

Para obter sucesso com essa metodologia será preciso mudança, treinamento, práticas das ferramentas e inserção da cultura.

Veja abaixo alguns benefícios que a aplicação da filosofia Lean promove dentro dos escritórios:

Conheça a seguir, 7 desperdícios do escritório que devem ser identificados para que possam ser eliminados segundo Tapping e Shuker (2010):

1) Super produção: trata-se da produção excessiva de papéis e informações;

2) Espera: é o tempo ocioso gasto na espera por assinaturas, telefonemas, suprimentos,

entre outros;

3) Super processamento: geralmente, está relacionado às atividades redundantes que podem ser a verificação do trabalho de outra pessoa, obtenção de várias assinaturas ou revisões em excesso;

4) Estoque: é o excesso de estoque de qualquer coisa, por exemplo, arquivos e cópias desnecessárias;

5) Movimentação: é toda movimentação que não agrega valor sob o ponto de vista do cliente. Pode-se citar como exemplo, o layout, métodos de trabalho não documentados e processos de trabalho não eficazes;

6) Defeitos ou correção: advém da produção de itens defeituosos que necessitam ser corrigidos, ou seja, retrabalhados, como informações incompletas ou inexatas;

7) Transporte: trata-se do transporte excessivo ou desnecessário. Como por exemplo, o arquivo, empilhamento ou movimentação de materiais, pessoas, informações e papéis.

Com certeza a filosofia Lean trará muitos benefícios à sua empresa, se bem aplicada.

Se você deseja aprender um pouco mais sobre essa técnica, continue nos acompanhando, iremos apresentar ferramentas que podem transformar a administração do seu negócio, através da padronização de atividades e automações de tarefas, tornando todo o processo mais produtivo e eficiente.

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